Remboursement Frais

Frais éligibles

Les événements et dépenses ci-dessous peuvent faire l’objet d’une demande de remboursement de frais :

• Organisation d’événements :
  • Soirées (ex : Blackminton, tournois internes …)
  • Compétitions (ex : TDA, TDBR, TDJ, tournois de soirée …)
• Journées d’interclubs :
  • IC à domicile
    • Petit-déjeuner
    • Goûter
  • IC en extérieurs :
    • Déplacements proches
    • Déplacements lointains
• Achats divers pour le club :
  • Matériel pour pharmacie
  • Consommable bureautique
  • …

Conditions

Les frais avancés seront remboursés sous réserve qu’ils fassent partie des frais éligibles et que les pièces justificatives soient transmises.

Pour les dépenses exceptionnelles, les trésoriers doivent donner leur accord avant d’avancer la dépense.

Modalités

Cliquer sur le type de remboursement envisagé pour déplier les modalités.

Délais

Les remboursements sont effectués tout au long de la saison en fonction de la disponibilité des trésoriers. Merci pour votre patience.

Une fois le virement effectué par les trésoriers il faut compter 3 ou 4 jours ouvrés pour le voir apparaître sur votre compte bancaire.

Pour ceux qui préfèreraient une version papier la procédure de remboursement est disponible en version imprimable ci-dessous :

Feuille de remboursement

Il est nécessaire de remplir une feuille de remboursement pour chaque demande. La feuille de remboursement est différente en fonction du cas de la demande.

Il faut télécharger la feuille de remboursement avant de la remplir. Ces feuilles sont protégées en modification et seuls les champs d’information et de montants sont modifiables.

Les ajustements en fonction des plafonds (club et URSSAF) se font automatiquement et vous pouvez voir le montant total remboursable en bas de la feuille dans le bandeau bleu. Vérifier les montants une fois la feuille de remboursement remplie.

Dossier de remboursement

Un dossier de remboursement se compose des éléments suivants :

• La feuille de demande de remboursement dûment remplie
• Les justificatifs des frais engagés (tickets de caisse, factures …)
  • Ticket de caisse
  • Ticket de parking
  • Ticket de péage
  • Trajet Michelin ou Mappy
  • …
• Le RIB pour pouvoir faire le virement

Le RIB n’est nécessaire qu’une seule fois ou si vous changez de compte bancaire.

Avertir les trésoriers

Cela permet de notifier les trésoriers qu’un nouveau dossier est arrivé.

Dans chaque feuille de remboursement, il y a un lien en haut à droite de la feuille, en jaune, qui permet d’envoyer un mail à l’adresse des trésoriers. Une fois l’ensemble validé, cliquer sur le lien « envoyer un mail ». Si un compte de messagerie est associé à votre appareil, l’application de messagerie s’ouvre automatiquement. Il n’y a rien à écrire ni à modifier.

Sinon il faut envoyer un mail à l’adresse tresorier@genoble-badminton.org manuellement. Vérifiez que le mail est bien envoyé et pas resté dans la boîte d’envoi.

Déposer son dossier

Une fois la feuille de remboursement remplie et le dossier complet avec tous les justificatifs, vous pouvez déposer votre dossier de remboursement dans le dossier à votre nom et prénom. Si le dossier n’est pas créé, merci de le créer en respectant le format ci-dessous :

Nous pourrons ensuite consulter votre dossier et traiter la demande de remboursement concernée.

Suivi

Pour le moment il n’y a pas de fichier de suivi accessible aux adhérents permettant de suivre les frais remboursés pendant la saison.